Administrarea unui PFA presupune mai mult decât emiterea facturilor și încasarea banilor de la clienți. Activitatea trebuie evidențiată corect, iar veniturile, cheltuielile și taxele trebuie urmărite pe tot parcursul anului. O organizare bună simplifică declararea veniturilor și ajută titularul să știe permanent cât câștigă și ce sume trebuie rezervate pentru obligațiile fiscale.
Regulile aplicabile unui PFA diferă în funcție de modul de impozitare, nivelul veniturilor, tipul activității și situația privind TVA. De aceea, primul pas este să stabilești exact regimul fiscal aplicabil activității tale. Apoi poți organiza documentele și plățile astfel încât contabilitatea să devină o parte firească a administrării PFA-ului, nu o problemă rezolvată în grabă înaintea termenelor fiscale.
Cum se ține contabilitatea unui PFA
PFA-urile folosesc, în principal, contabilitatea în partidă simplă, atunci când venitul este determinat în sistem real. Aceasta urmărește încasările și plățile legate de activitatea economică și este mai simplă decât contabilitatea unei societăți comerciale.
În sistem real, venitul net se stabilește pornind de la veniturile încasate și cheltuielile deductibile efectuate pentru desfășurarea activității. Documentele justificative au un rol important, deoarece susțin operațiunile înregistrate și cheltuielile considerate deductibile.
Pentru o administrare corectă, este util să păstrezi organizat documentele precum:
- facturile emise către clienți
- facturile primite de la furnizori
- bonurile fiscale care justifică anumite cheltuieli
- extrasele de cont
- contractele încheiate cu furnizorii și clienții
- documentele privind achiziția bunurilor folosite în activitate
- documentele care justifică taxele și contribuțiile achitate
Registrele obligatorii depind de regimul fiscal și de situația concretă a PFA-ului. Pentru activitățile impozitate în sistem real, Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar fac parte dintre documentele importante ale evidenței contabile. Registrul de evidență fiscală este folosit pentru stabilirea venitului net anual impozabil.
O altă variantă de impozitare întâlnită la PFA este norma de venit. În acest caz, impozitul nu pornește direct de la diferența dintre încasările și cheltuielile efective, ci de la norma anuală stabilită pentru activitatea respectivă, potrivit regulilor fiscale aplicabile. Norma de venit poate fi folosită doar pentru activitățile și în condițiile prevăzute de legislație.
Este important să verifici în fiecare an dacă mai îndeplinești condițiile pentru regimul fiscal folosit. Nivelul veniturilor sau modificarea activității poate duce la schimbarea modului în care venitul trebuie determinat.
Impozitul, CAS și CASS pentru PFA
Principalele obligații fiscale ale unui PFA pot include impozitul pe venit, contribuția de asigurări sociale și contribuția de asigurări sociale de sănătate. Modul concret de calcul depinde de venitul realizat, de sistemul de impozitare și de plafoanele prevăzute de legislația fiscală pentru anul respectiv.
Impozitul pe venit este, în principiu, de 10%. Pentru PFA-urile în sistem real, baza de calcul pornește de la venitul net fiscal, stabilit potrivit regulilor de deductibilitate. Pentru activitățile impozitate la normă, calculul are la bază norma de venit ajustată, atunci când sunt aplicabile ajustări.
CAS reprezintă contribuția pentru pensie, iar CASS este contribuția pentru sănătate. În cazul acestor contribuții contează plafoanele și bazele de calcul stabilite prin Codul fiscal. Aceste reguli pot fi modificate de la un an fiscal la altul, motiv pentru care valorile trebuie verificate pentru anul în care sunt obținute veniturile.
O metodă practică de administrare este să separi periodic o parte din încasări pentru taxe. Astfel, banii destinați obligațiilor fiscale rămân disponibili atunci când ajunge termenul de plată.
Declarația unică reprezintă unul dintre documentele fiscale importante pentru persoanele care obțin venituri din activități independente. Termenele și informațiile care trebuie declarate trebuie verificate în forma legislației valabile pentru anul fiscal respectiv.
Cheltuielile deductibile merită și ele o atenție specială. În sistem real, o cheltuială trebuie să aibă legătură cu activitatea economică și să respecte condițiile fiscale pentru a putea fi luată în calcul la determinarea venitului net.
În funcție de activitate, pot apărea cheltuieli pentru:
- chiria spațiului utilizat profesional
- servicii de contabilitate
- programe software și abonamente profesionale
- echipamente și consumabile
- telefonie și internet în partea aferentă activității
- servicii bancare
- promovare și publicitate
- transport sau deplasări realizate în interes profesional
Unele cheltuieli sunt deductibile integral, altele au deductibilitate limitată, iar pentru anumite achiziții se aplică reguli de amortizare. Tocmai de aceea, simpla existență a unei facturi nu înseamnă automat că întreaga sumă poate fi scăzută din venitul impozabil.
TVA, facturare și alte obligații pe care trebuie să le urmărești
Un PFA poate funcționa ca persoană neînregistrată în scopuri de TVA sau poate ajunge să aibă obligația de înregistrare. Situația depinde de cifra de afaceri și de operațiunile desfășurate. Există și situații în care apar obligații speciale de TVA pentru tranzacții intracomunitare, chiar dacă PFA-ul nu aplică în mod obișnuit TVA pentru operațiunile interne.
Plafonul de scutire pentru întreprinderile mici și regulile privind înregistrarea în scopuri de TVA trebuie urmărite atent. Odată cu depășirea plafonului legal sau apariția unei situații speciale, pot exista obligații suplimentare privind înregistrarea, facturarea, evidența și depunerea declarațiilor.
Facturarea este o altă parte importantă a activității. Facturile trebuie emise cu informațiile obligatorii prevăzute de legislație și păstrate în evidența PFA-ului. În prezent, trebuie urmărite și obligațiile privind sistemul RO e-Factura, deoarece regulile de transmitere a facturilor electronice și termenele aplicabile au fost extinse și modificate în ultimii ani.
Un PFA care lucrează cu firme din alte state trebuie să acorde o atenție suplimentară locului prestării serviciilor, codurilor de TVA și eventualelor declarații fiscale. Regulile diferă în funcție de țara clientului, statutul acestuia și natura serviciului prestat.
Este util și să separi cât mai bine activitatea profesională de cheltuielile personale. Un cont bancar folosit pentru operațiunile PFA-ului simplifică urmărirea încasărilor și plăților, chiar dacă obligația de a avea un anumit tip de cont trebuie analizată în raport cu regulile aplicabile și cu serviciile bancare folosite.
O evidență bună îți simplifică administrarea PFA-ului
Contabilitatea unui PFA devine mult mai ușor de gestionat atunci când documentele sunt organizate pe măsură ce apar. Păstrează facturile, înregistrează încasările și plățile periodic și verifică lunar situația veniturilor și a cheltuielilor.
Un sistem simplu poate fi suficient. Poți avea dosare separate pentru facturi emise, facturi primite, extrase bancare, contracte și documente fiscale. Pentru documentele electronice, o structură similară de foldere te ajută să găsești rapid orice act.
Merită să verifici periodic și câteva elemente esențiale. Urmărește veniturile acumulate, cheltuielile deductibile, apropierea de eventualele plafoane fiscale, situația TVA și taxele care urmează să fie achitate. În acest fel poți lua decizii pe baza cifrelor reale ale activității.
Un contabil poate fi foarte util atunci când activitatea devine mai complexă, chiar dacă PFA-ul își poate organiza evidența și în funcție de propriile obligații legale. Serviciile externe sunt cu atât mai utile când există TVA, tranzacții internaționale, mai multe categorii de venituri, investiții sau numeroase cheltuieli care trebuie analizate fiscal.
Pentru un PFA, disciplina financiară contează la fel de mult ca respectarea termenelor. O evidență actualizată, documente justificative bine păstrate și verificarea periodică a obligațiilor fiscale reduc riscul de erori și oferă o imagine corectă asupra activității. Când știi cât ai încasat, cât ai cheltuit și ce taxe ai de achitat, poți administra PFA-ul mai eficient și îți poți planifica mai bine veniturile și investițiile.
